Le site de Toulon accueille des activités de maintien en condition opérationnelle et de modernisation de navires de surface et de sous-marins de la Marine nationale, d’exploitation et de maintenance des infrastructures et bases navales, et de soutien logistique de systèmes complexes.

Naval Group Toulon recherche son ou sa futur(e) assistant(e) pour le département Chaufferies Nucléaires Embarquées.

En tant qu’assistant (e) vous accompagnez un manager et son département afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative et logistique des différentes activités, vous apportez un appui organisationnel au collectif et réalisez toutes autres tâches contribuant au bon fonctionnement de l’entité.

Dans ce cadre vos missions seront les suivantes :

1. Organisation de l’agenda d’un manager et son département :

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien d’un manager de niveau Responsable de Département (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…) ; anticipe les éventuelles difficultés d’organisation et choisit la solution à y apporter
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, conférences téléphoniques…)
• Participer à la préparation des dossiers nécessaires à la mission d’un manager (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…)

2. Gestion et suivi, archivage des comptes rendus et documentation :

• Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter au manager que les informations essentielles,
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information en physique et numérique),
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…),
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables dans l’outil d’achat du Groupe et vérifier la conformité des livraisons
• Traiter les demandes d’accès des sous-traitants, fournisseurs de l’entité et des collaborateurs
• Réaliser les imputations des collaborateurs conformément aux heures réalisées sur les différents travaux, relancer les collaborateurs si nécessaire
• Gérer les missions (France) des collaborateurs de l’entité, réaliser les notes de frais après missions et validation
  

3. Communication :

• Participer et/ou diffuser des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, affichages obligatoires…)
• Participer à la rédaction de modes opératoires
• Organiser et Participer aux évènements du département

Les entretiens de recrutement vous permettront d’échanger avec le manager du pôle et ainsi d’en apprendre davantage sur l’ensemble de vos missions.

Et vous ?

Connaissances :

• RH/Paie,
• Générales du Pack Office/outils informatiques,
• Générales de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence…),
• Générales des règles fonctionnement de Naval Group et spécifiques de l’entité à laquelle vous serez rattaché.

Qualités :

• Être réactif sur la gestion de l’emploi du temps et savoir appréhender avec rapidité l’importance des communications reçues et en évaluer les priorités,
• Bon relationnel :  Vous allez être en contact avec un grand nombre d’interlocuteurs du département / de la Direction,
• Polyvalent : Intervient sur une grande partie des tâches administratives et logistiques,
• Pro-actif : propose des solutions face aux difficultés rencontrées et initie des actions permettant d’améliorer la gestion du département,
• Rédactionnelles,
• Flexibilité : s’adapter rapidement aux changements ou aux nouvelles situations.

Rejoignez nos équipes et construisez le naval de demain !

NOTRE PROCESSUS DE RECRUTEMENT : 

Après réception de votre CV, si votre profil retient notre attention, l'un de nos recruteurs vous contactera pour un entretien téléphonique. À l'issue de ce premier échange, vous pourrez être contacté·e pour passer un entretien (physique ou visioconférence) avec le manager du service concerné et/ou notre HR Business Partner. Enfin, dès que nous aurons fait notre choix final, vous en serez informé·e dans les plus brefs délais.

Dans le cadre de ce recrutement, l’accès au site donne lieu à une enquête administrative de sécurité.

Le poste pouvant nécessiter d'accéder à des informations relevant du secret de la Défense Nationale, la personne retenue fera l'objet d'une procédure d'habilitation, conformément aux dispositions des articles R.2311-1 et suivants du Code de la Défense et de l'IGI 1300 SGDSN/PSE du 09 août 2021.