Ce poste en CDD est situé au sein de la direction des programme des Frégates de Défense et d’Intervention (FDI) .

Il est localisé à Naval Group LORIENT.

En tant que titulaire du poste, vous aurez à mener à bien, au profit des collaborateurs de l’équipe, parfois situés sur d’autres sites que celui de Lorient, les activités suivantes : 

1) Enregistrer les courriers dans la base de gestion documentaire Ariane, fournir aux collaborateurs qui le demandent des références Ariane, relancer les rédacteurs des documents afin d’améliorer le taux et la qualité de remplissage de la base GED Ariane; traiter la réception, la distribution et l’envoi des courriers, 

2) Répondre aux besoins logistiques (réservation de salles de visio-conférence, de salles de réunion), organiser des réunions (création et gestion des invitations) et événements (jalons contractuels clients, comités de direction par exemples) et séminaires,

3) Établir des demandes d’achat pour des sous-traitances de prestations simples,

4) Gérer les accès aux répertoires partagés spécifiques aux programmes FDI sur le réseau informatique,

5) Anticiper et gérer les accès visiteurs sur le site de Lorient pour les programmes FDI

6) Anticiper et gérer l'approvisionnement en matériels, fournitures consommables, mobiliers pour les plateaux du programme FDI à Lorient,

7) Faire préparer et gérer les supports de communication interne, stocks de goodies et maquettes, en lien avec la Direction locale de la communication ; organiser la distribution en interne des objets/vêtements produits à l’occasion d’évènements en lien avec les programmes FDI,

8) Anticiper et gérer les demandes d’intervention pour travaux sur le plateau FDI de Lorient,

9) Cascader les messages d’intérêt général concernant les activités du site de Lorient, gérer les informations sur les panneaux d’affichage,

10) Si besoin, en soutien aux assistantes documentaires, préparer et réaliser les envois de documents vers les clients, yc export, (rédaction en anglais et en français des Bordereaux d’Envoi, envois chiffrés vers les adresses spécifiques des clients ou sur espace client dédié).

Entretenir si besoin les répertoires documentaires ainsi que le tableau de suivi des envois et remonter les indicateurs de pilotage à la Direction des Opérations

11) Sur demande de la Direction des programmes, alimenter l’intranet entreprise et les répertoires des programmes FDI des données et informations qui les concernent.

12) Au besoin, organiser les missions et établir les notes de frais pour les collaborateurs de la direction des programmes FDI

Les entretiens de recrutement vous permettront d’échanger avec le manager du pôle et ainsi d’en apprendre davantage sur l’ensemble de vos missions.

ET VOUS?

Vous disposez de 3 ans d'expérience minimum et détenez les compétences suivantes:

- Connaissances générales du métier d'Assistant

- Connaissances générales du Pack Office

- Connaissances générales de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, etc.)

- Connaissances rédactionnelles en français et en anglais

L'emploi étant situé au sein d’une équipe d’assistantes (programme et documentaire), il requiert également les compétences et qualités nécessaires pour :

- Conduire les échanges avec son responsable et l’ensemble des collaborateurs avec lesquels il sera en interface (communiquer et solliciter l’information)

- Echanger, y compris en anglais (à l’écrit), avec les clients français et export, des fournisseurs, des autorités internes et externes

Une appétence pour les relations interpersonnelles, la gestion de données et les outils informatiques est indispensable

Rejoignez nos équipes et construisez le naval de demain !

NOTRE PROCESSUS DE RECRUTEMENT

Après réception de votre CV, si votre profil retient notre attention, l'un de nos recruteurs vous contactera pour un entretien téléphonique.

À l'issue de ce premier échange, vous pourrez être contacté(e) pour passer un entretien (physique ou visioconférence) avec le manager du service concerné et/ou notre HR Business Partner.

Enfin, dès que nous aurons fait notre choix final, vous en serez informé(e) dans les plus brefs délais.

Dans le cadre de ce recrutement, l’accès au site donne lieu à une enquête administrative de sécurité.